Ab Oktober 2027 müssen Pflegeeinrichtungen ihre Leistungen vollelektronisch über die Telematikinfrastruktur abrechnen. Die Umstellung lohnt sich allerdings schon jetzt. Vor allem, weil der digitale Prozess rund um den elektronischen Leistungsnachweis (eLNW) und KIM den administrativen Aufwand senken kann. Damit die eAbrechnung ihren Mehrwert schnell entfalten kann, sollte ihre Einführung eher geordnet als abrupt erfolgen. Denn die E-Abrechnung ist kein IT-Projekt. Sie ist eine Investition in bessere Betriebsabläufe und schnellere Leistungsvergütung.
Ein Schritt aus der Bürokratie
Das Team des Pflegediensts „Sonnige Aussicht" ist eingespielt. Richtig stressig geht es dann zu, wenn sich bei der Abrechnung das Papier stapelt. Genau deshalb möchte Inhaber Frank Borsig diesen Prozess jetzt über die Telematikinfrastruktur abwickeln. Er weiß: Die E-Abrechnung bringt echte Ende-zu-Ende-Digitalisierung: Leistungen lassen sich digital erfassen, signieren und über den sicheren E-Mail-Dienst KIM an die Pflegekassen versenden. Und auch die weitere Kommunikation läuft dank letzterer Anwendung vollelektronisch.
Start im kleineren Rahmen
Digitale Tools sorgen mittelfristig zwar für Entlastung, greifen zunächst aber in gelernte analoge Workflows ein. Daher entscheidet sich Frank Borsig dafür, die E-Abrechnung schrittweise einzuführen. Den elektronischen Leistungsnachweis (eLNW) als Schlüsselkomponente des neuen Prozesses gibt es vorerst nur für die 12 Klientinnen und Klienten, die bei der HWK-Pflegekasse versichert sind. Diese nämlich kann die Kombination aus eLNW und verschlüsselten Abrechnungsdateien über KIM annehmen und verarbeiten.
Rollenverteilung im Team klären
Die E-Abrechnung braucht klare Verantwortlichkeiten. Dafür sensibilisiert Frank Borsig seine Mitarbeitenden nun. Koordiniert durch den Pflegedienstleiter sollen die Pflegerinnen und Pfleger bei jedem Besuch alle Leistungen digital erfassen. Am Ende des Monats gilt es dann, die eLNW am Dienst-Smartphone von den Klientinnen und Klienten oder Angehörigen unterschreiben zu lassen. Die Pflegekräfte signieren zusätzlich. Schon jetzt soll das Team den 12 Frauen und Männern sowie deren Angehörigen erklären, wie dieses Prozedere funktioniert. Das Verwaltungsteam von „Sonnige Aussicht“ wird zum Schluss alle signierten eLNWs mit den Abrechnungsdateien per KIM an die HWK-Pflegekasse senden.
E-Abrechnung schrittweise ausbauen
Alle eLNWs sind signiert, nun steht der erste Versand via KIM an. Vor der Premiere schickt die Verwaltungsmitarbeitende Lena Rose eine Testnachricht an hwk.abrechnung@kim.telematik. Der geglückten Generalprobe folgt der tatsächliche Versand. Lena Rose lässt sich von ihrer HWK-Ansprechpartnerin telefonisch bestätigen, dass alle Dateien eingegangen sind. In den nächsten Monaten wird der Pflegedienst die E-Abrechnung peu à peu auf weitere Kassen ausweiten. Alle für die Abrechnung relevanten KIM-Adressen werden in einer internen Liste geführt und regelmäßig auf Aktualität geprüft. Zur Post muss bald niemand mehr.
