FAQ - Apotheken

Darf ich nach dem 1. Januar 2022 noch Papierrezepte akzeptieren?

Ja. Papierrezepte sind für Sprechstundenbedarf, Hilfsmittel, Betäubungsmittel, bei Haus- und Heimbesuchen sowie bei einem Ausfall der Infrastruktur weiterhin verwendbar.

Wie funktioniert die Rezeptübertragung bei Rezeptsammelkästen?

Mit der E-Rezept-App kann ein E-Rezept digital einer Apotheke zugewiesen werden. Die Rezepte müssen somit nicht mehr zwingend gedruckt, transportiert und der Apotheke übergeben werden.

Im Rezeptmanagement von Pflegeheimen nimmt die Apotheke eine zentrale Rolle ein. Wie gelangen die elektronischen Verordnungen in die versorgende Apotheke?

Das Rezeptmanagement wird schon heute individuell vertraglich geregelt. Diese Vereinbarungen sind mit Blick auf das E-Rezept gegebenenfalls anzupassen. Die gematik macht für individuelle Verträge keine Vorgaben.

Ich habe in meiner Apotheke keinen Internetempfang/kein WLAN für Gäste. Können Versicherte trotzdem das E-Rezept bei mir einlösen?

Wenn Ihre Apotheke an die Telematikinfrastruktur angeschlossen ist, können Sie die E-Rezepte empfangen und einlösen. Versicherten, die die App verwenden, wird empfohlen, diese einmal zu starten, wenn sie Internetempfang haben, und die Rezepte auf das Smartphone zu laden. Die E-Rezepte stehen dann auch offline in der App zur Verfügung. Es ist daher nicht notwendig, für das E-Rezept ein Gäste-WLAN anzubieten.

Wie wird beim Botendienst und bei der digitalen Zuordnung zur Apotheke eine vernünftige pharmazeutische Betreuung gesichert?

Die Nutzerinnen und Nutzer der E-Rezept-App müssen bei der Wahl des Botendienstes und der digitalen Zuweisung ihre Telefonnummer hinterlegen. Somit können Sie die Versicherten anrufen oder per Nachricht in der App um Rückruf bitten.

Welche Alternativen gibt es, falls die Apotheke einen Strom- oder Technikausfall hat und der Rezeptcode nicht gescannt werden kann?

Die Ärztin/der Arzt muss ein Muster-16-Rezept ausstellen. Oder Sie müssen die Versicherten auf einen späteren Zeitpunkt vertrösten. (Quelle: DAV, Stand: 15.06.21)

Wie kann ich die Informationen zu meiner Apotheke in der E-Rezept-App hinterlegen/ändern? Muss ich mich irgendwo anmelden?

Die Basisdaten (Name der Apotheke, Adress- und Kontaktinformationen) entstammen dem Verzeichnisdienst der gematik, der von den Landesapothekerkammern befüllt wird (gesetzliche Festlegung). Um die Angaben in der gematik-App zu erweitern, können Sie die Zusatzinformationen (z.B.: Öffnungszeiten, Nacht- und Notdienst, Botendienst und Botendienstumkreis) im Verbändeportal der Apothekerschaft (www.mein-apothekenportal.de) einpflegen.  (Quelle: DAV, Stand: 15.06.21)

Eine Kundin/ein Kunde kommt innerhalb der 10-Tage-Frist im Rahmen des Securpharm zum Umtausch, weil sich das Arzneimittel nicht teilen lässt. Wie werden pharmazeutische Bedenken im Rahmen eines Umtauschs vermerkt?

Die Möglichkeiten zur nachträglichen Änderung der Abgabe und der damit verbundenen Daten wurden zwischen DAV und dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen (GKV-SV) in der Rahmenvereinbarung nach SGB V §300 vereinbart. Die Signatur bei Änderungen in den Abgabedaten muss bis zum Ende des nächsten Werktages erstellt werden. (Quelle: DAV, Stand: 15.06.21)

Kann ich E-Rezepte aus dem europäischen Ausland ebenfalls bearbeiten?

E-Rezepte aus dem EU-Ausland sind derzeit noch nicht in Deutschland einlösbar.

Ist gewährleistet, dass auf dem E-Rezept nicht doch plötzlich Kompressionsstrümpfe oder Arzneimittel, die außer Handel sind, verordnet werden?

In den Verträgen, den Vorgaben für die Hersteller von Verordnungssoftware und in der Kommunikation gegenüber Ärztinnen und Ärzten ist klargestellt, dass nur elektronische Verordnungen von apothekenpflichtigen Arzneimitteln zulässig sind. Rein technisch können die genannten Produkte nur per Freitext verordnet werden – technisch verhindern lässt sich der Versand dann nicht. Eine zulässige Verordnung wird so dennoch nicht ausgestellt. Mehr Informationen finden Sie unter: www.kbv.de/html/erezept.php (Quelle: KBV, Stand: 15.06.21)

Was passiert bei Fehlern in E-Rezepten? Welche Heilmöglichkeiten seitens der Apotheke werden erhalten bleiben? Etwa wenn aut idem vergessen wurde?

Es sind grundsätzlich dieselben Heilungsmöglichkeiten vorgesehen wie beim Papierverfahren. Die Umsetzung wird derzeit zwischen DAV und mit dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen (GKV-SV) geklärt. (Quelle: DAV, Stand: 15.06.21)

Falls der Kunde seine Arzneimittel postalisch zugeschickt haben möchte – wie wird die Bezahlung abgewickelt? Benötige ich dazu eine Website mit Webshop und Paysystem?

Die bestehenden Bezahlprozesse ändern sich nicht. Wenn Sie einen Webshop zusammen mit Ihrem Warenwirtschaftssystem betreiben, können Sie den Link auf einen vorbefüllten Warenkorb dem Patienten in der E-Rezept-App bereitstellen. Sprechen Sie mit Ihren IT-Dienstleistenden darüber. Wenn Sie keine Website oder einen Webshop haben, können Sie die Bezahlung beim Kunden auch in bar einfordern oder eine Rechnung beilegen.  

Wer bezahlt das Porto bei Bestellungen über die E-Rezept-App?

Wenn Sie eine Versandhandelslizenz haben, ändert sich durch die Einführung des E-Rezepts nichts an den Versandprozessen. Sie können das Porto in Rechnung stellen oder selbst übernehmen. 

Folgt aus dem E-Rezept, dass wir gleichzeitig sowohl Kundschaft vor Ort bedienen als auch Fragen von Kundinnen und Kunden, die über die App Kontakt mit uns aufnehmen, rechtzeitig beantworten müssen?

Die digital eingelösten Rezepte erscheinen direkt in Ihrem Warenwirtschaftssystem wie es bisher auch mit Vorbestell-Apps erfolgte und können auch von einem anderen Arbeitsplatz, also nicht am HV-Tisch, bearbeitet werden. Einige Systeme bearbeiten die Anfragen teilweise automatisch, sofern dies möglich ist. Sprechen Sie mit Ihrem Systemanbieter, wie diese Funktion am besten in Ihren Arbeitsalltag integriert werden kann. 

Wie ist das mit einem HBA bei Vertretungsapothekerinnen und -apothekern?

Der Heilberufsausweis ist an die Person der Apothekerin/des Apothekers gebunden. Bringen Sie also Ihren HBA in die Apotheke mit, in der Sie die Vertretung übernehmen, um dort zu signieren.

Besteht die Gefahr, dass das E-Rezept zukünftig den persönlichen Kontakt zum Patienten einschränkt, da evtl. weder ärztliches noch pharmazeutisches Fachpersonal physisch getroffen wird (Stichwort: Videosprechstunde und Botendienst)?

Der Bestellprozess wird via Versand & Botendienst in der App so dargestellt, dass die Patientin/der Patient immer eine Rufnummer für Rückrufe angeben muss. Über diese können Sie die Patientin/den Patienten erreichen und beraten. Wenn Sie keinen Botendienst über die App anbieten möchten, können Sie diese Option im Apothekenportal des DAV auch deaktivieren.

Müssen die Verfügbarkeitsanfragen aktiv durch die Apothekenmitarbeitenden bearbeitet werden oder werden diese automatisch im Warenwirtschaftssystem überprüft?

Die E-Rezept-App hat keinen Zugriff auf Ihren Warenbestand. Einige Warenwirtschaftssysteme werden Verfügbarkeitsanfragen automatisch beantworten, soweit dies möglich ist. Zugewiesene E-Rezepte werden zudem von den Warenwirtschaftssystemen automatisch angenommen und Ihnen dann zur Prüfung und Bearbeitung im System vorlegt.

Was mache ich als Apotheker:in mit dem Ausdruck eines E-Rezepts nach der Abgabe?

Auf dem Ausdruck sind sensible Patienteninformationen enthalten. Wenn alle Rezepte eingelöst wurden, sollte der Ausdruck also datenschutzgerecht entsorgt werden. Alternativ kann der Ausdruck dem Patienten zurückgegeben werden mit dem Hinweis, dass dieser zerrissen oder unkenntlich gemacht und entsorgt wird. Sollte eine unberechtigte Person die Rezeptcodes mit der E-Rezept App abscannen (und in der App angemeldet sein), so können die Patienten & Rezeptinformationen von ihm eingesehen werden. Diese Funktionalität soll eine flexible Einlösung durch Andere ermöglichen.

Brauche ich an jedem Backoffice-Arbeitsplatz, an dem E-Rezepte bearbeitet werden sollen, ein eigenes Kartenlesegerät?

Im Backoffice der Apotheke ist ein Kartenlesegerät für den Heilberufsausweis sinnvoll. Es wird für die qualifizierte elektronische Signatur benötigt. Je nachdem, wie viele Heilberufsausweise Sie in Ihrer Apotheke einsetzen und wie Ihr Backoffice organisiert ist, bietet es sich eventuell an, noch weitere Kartenlesegeräte anzuschaffen. Besprechen Sie das am besten mit Ihrem IT-Dienstleister.

Brauche ich für das E-Rezept die Kartenlesegeräte, die an jedem Apothekenarbeitsplatz installiert wurden?

Nein. Es reichen die vorhandenen Securpharm-Scanner. Sie müssen den Rezeptcode vom Papierausdruck oder Smartphone-Display einscannen, um das E-Rezept einzulösen. In Zukunft soll es aber auch möglich sein, E-Rezepte durch das Stecken der Gesundheitskarte einzulösen.

Welche Karten brauche ich zum Einlösen eines E-Rezepts? Den Heilberufsausweis und die Institutionskarte SMC-B?

Sie benötigen den Heilberufsausweis und die Institutionskarte SMC-B. Die SMC-B braucht Ihre Apotheke zur Authentifizierung und um eine Verbindung zur Telematikinfrastruktur aufzubauen. Für das einfache Abzeichnen von E-Rezepten bei der Abgabe wird die SMC-B eingesetzt (gemäß ApBetrO §17 Abs. 6). Falls es Änderungen am E-Rezept gibt, benötigen Sie den Heilberufsausweis für die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Dann gilt ApBetrO §17 Abs. 5 Satz 4: „Der Apotheker hat jede Änderung auf der Verschreibung zu vermerken und […] im Falle der elektronischen Verschreibung das Gesamtdokument mit einer QES zu versehen.“ Übernehmen angestellte Apothekerinnen und Apotheker diese Aufgabe, so ist es gegebenenfalls sinnvoll, mehrere Heilberufsausweise vorliegen zu haben.

Benötige ich mehrere/neue Scanner zum Einlesen der Rezeptcodes?

Das Scannen sollte an jedem Arbeitsplatz im Verkaufsraum möglich sein. Die vorhandenen Securpharm-Scanner können die Rezeptcodes einlesen, sowohl von einem Papierausdruck als auch von einem Smartphone.

Gibt es in der Apotheke auch die Komfortsignatur? Wenn ja, wie funktioniert sie?

Die Komfortsignatur ermöglicht es, bis zu 250 qualifizierte elektronische Signaturvorgänge nach einmaliger PIN Eingabe des HBA innerhalb von maximal 24 Stunden auszuführen. Die Umsetzung liegt in der Verantwortung der Hersteller der Apothekenverwaltungssysteme. Sie entscheiden, ob und wie die eine entsprechende Funktionalität implementiert wird.

Wie sieht das E-Rezept am PC-Bildschirm aus? Sehen wir nur Text und Codes? Oder wird das E-Rezept wie ein Rezept nach Muster 16 dargestellt?

Für die Darstellung des E-Rezepts ist der Hersteller Ihres Warenwirtschaftssystems zuständig. Vonseiten der gematik gibt es hierzu keine Vorgaben.

Muss ich den Sammelcode und die einzelnen Codes einscannen?

Der Sammelcode enthält die Einzelverordnungen. Wenn Sie den Sammelcode scannen, ist es also nicht mehr nötig, die Einzelcodes zu scannen. Sollte der Sammelcode beschädigt oder unlesbar sein, können Sie auch die einzelnen Codes scannen. Das gilt auch für den Fall, dass nur ein Teil der verordneten Medikamente eingelöst werden sollen.

Was passiert, wenn mein Scanner die Codes nicht lesen kann?

Die Securpharm-Scanner wurden überprüft. Sie können die Codes erkennen. Sollte es dennoch mit dem Sammelcode einmal nicht funktionieren, scannen Sie die einzelnen Codes ein.

Wie können E-Rezepte zukünftig im Notdienst eingelöst werden? Muss ich den Versicherten an der Klappe das Handy abnehmen oder den Scanner zu ihnen tragen?

Die Versicherten kommen entweder mit dem E-Rezept-Ausdruck oder mit der E-Rezept-App der gematik zu Ihnen. Über die App kann der Rezeptcode direkt und in Echtzeit an Sie übermittelt werden (Funktion „Zur Abholung bestellen“). Das kann auch an Ort und Stelle erfolgen. Sind beide Wege nicht möglich, besprechen Sie am besten mit der Kundin/dem Kunden das weitere Vorgehen. (Quelle: DAV, Stand: 15.06.21)

Wer gewährleistet den Datenschutz bei der Abrechnung? Also bei der Übermittlung der E-Rezepte von der Apotheke an das Rechenzentrum?

Die Transportschicht zur Übermittlung von der Apotheke an das Rechenzentrum wird zwischen den Herstellern der Apothekensoftware und den Rechenzentren vereinbart. Die entsprechenden FHIR-Daten (Fast Healthcare Interoperability Resources) werden signiert übertragen. (Quelle: DAV, Stand: 15.06.21)

Wie funktioniert die Abrechnung des E-Rezepts?

Für Versicherte der gesetzlichen Krankenkassen wird das E-Rezept direkt zwischen Apotheke und Abrechnungszentrum bzw. Krankenkasse abgerechnet. Wenn Sie das Arzneimittel an die Patientin/den Patienten übergeben haben, erhält Ihre Apotheke eine Bestätigung vom Fachdienst in der Telematikinfrastruktur. Mit dieser Bestätigung können Sie das E-Rezept gegenüber den Krankenkassen abrechnen.

Was passiert, wenn das E-Rezept Fehler enthält und die Apotheke nicht abrechnen kann?

Mit dem E-Rezept sollten fehlerhafte Rezepte deutlich seltener vorkommen, da diese automatisch auf Vollständigkeit geprüft werden. Sollte dennoch ein Fehler auftreten, können Sie als Apothekerin und Apotheker diesen im Rahmen der gesetzlichen und vertraglichen Regelungen heilen. Ist dies nicht möglich, muss die Ärztin/der Arzt das Rezept neu ausstellen. Hierfür sollten Sie sich direkt per E-Mail oder Telefon mit der Praxis in Verbindung setzen. Die Ärztin/der Arzt muss dann das E-Rezept im Fachdienst löschen und ein neues ausstellen.

Die Verbindung ist ausgefallen und ich kann die E-Rezepte nicht öffnen/lesen. Was nun?

Bei Störungen kontaktieren Sie bitte Ihren IT-Dienstleister. Er kann Ihnen weiterhelfen.

Kann der Patient/die Patientin das E-Rezept wieder mitnehmen, wenn das Medikament nicht verfügbar oder nicht lieferbar ist?

Ja, dies ist möglich. Hier unterscheidet sich das künftige E-Rezept nicht vom heutigen Papierrezept: Sofern ein E-Rezept in einer Apotheke nicht beliefert werden kann, kann die Patientin/der Patient das E-Rezept einer anderen Apotheke zuweisen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Apotheke das E-Rezept im Fachdienst E-Rezept wieder freigibt. Sprechen Sie dies mit Ihrer Patientin/Ihrem Patienten ab: entweder elektronisch über die E-Rezept-App oder vor Ort in der Apotheke.

In welchem Schritt werden die Rabattverträge überprüft?

Nachdem Sie das E-Rezept vom Fachdienst in Ihr Warenwirtschaftssystem heruntergeladen haben, können Sie es vollständig sehen und prüfen. Also entweder nach der digitalen Zuweisung des Versicherten an die Apotheke oder nach dem Scan des Ausdrucks.

Wie stellt man sicher, dass die E-Rezepte tatsächlich vom Arzt/von der Ärztin ausgestellt wurden?

Das Warenwirtschaftssystem zeigt an, ob eine gültige Signatur auf dem E-Rezept angebracht wurde.

Wird durch eine Einzelabrechnung ein „Rausschreiben“ einzelner Positionen möglich? Wie erfolgt der Abgleich, wenn Versicherte in verschiedenen Apotheken ihre E-Rezepte einlösen?

Mit dem E-Rezept wird jede einzelne Verordnungszeile ein eigenständiges Rezept, das heißt: Jeder Rezeptcode kann einzeln eingelesen und abgerechnet werden. Löst ein Versicherter einzelne Rezeptcodes auf einem Papierausdruck in verschiedenen Apotheken ein, so kann jede Apotheke das selbst belieferte E-Rezept abrechnen. Ein Abgleich über alle Codes auf einem Papierausdruck ist nicht erforderlich.

Wie lange kann ich auf E-Rezepte zugreifen? Für manche Änderungen muss ich Rücksprache mit der Ärztin/dem Arzt halten. Wie kann ich hier vorgehen?

Das E-Rezept wird nach dem Abruf vom Fachdienst mindestens bis zur Übermittlung an das Rechenzentrum im Warenwirtschaftssystem gespeichert. Die E-Rezepte können dann gemäß den gesetzlichen Vorgaben in der Apotheke und/oder im Apothekenrechenzentrum weiter vorgehalten werden. Das Vorgehen bei Änderungen ist wie beim Papierrezept. Die Art der Rezeptänderung können Sie im Abgabedatensatz eingeben. (Quelle: DAV, Stand: 15.06.21)

Bisher konnten rückwirkend Zuzahlungsbefreiungen auf bereits eingelösten Rezepten korrigiert werden. Ist das mit dem E-Rezept noch möglich?

Formale Korrekturen und Ergänzungen bei den Abgabedaten sind bis zur Übermittlung an das Apothekenrechenzentrum möglich. (Quelle: DAV, Stand: 15.06.21)

Können Formfehler wie fehlende Dosierung oder fehlende Telefonnummer im Arztstempel noch vorkommen? Wie können diese geheilt werden?

Formfehler sind ein Verstoß gegen die technischen Anforderungen an den Datensatz und werden durch technische Prüfschritte und vor Versand korrigiert. Für die Beispiele gilt: Sofern die Verordnung strukturiert erfolgt, ist technisch sichergestellt, dass bei verschreibungspflichtigen Arzneimitteln die Dosierung oder das Kennzeichen, dass eine schriftliche Dosierungsanweisung vorliegt, mit angegeben wird. Bei Freitextverordnungen kann dies nicht gewährleistet werden. Die Telefonnummer ist zwingend im Datensatz anzugeben und ist auch auf dem Patientenausdruck abgedruckt. (Quelle: KBV, Stand: 15.06.21)

Stehen weiterhin Dosierungsangaben auf einem E-Rezept, dass man überprüfen kann ob ein Medikament entsprechend der Dosierung z.B. halbierbar ist?

Die Angabe der Dosierung erfolgt wie bisher entsprechend der Vorgaben des § 2 der Arzneimittelverschreibungsverordnung. (Quelle: KBV, Stand: 15.06.21)

Wie zeichnen PTA für die Abgabe von Arzneimitteln ab?

PTA verwenden eine einfache Signatur, die mithilfe der Institutionskarte SMC-B und der Dokumentation im Warenwirtschaftssystem erfolgt (gemäß ApBetrO §17 Abs. 6).

Wie funktionieren dokumentierte Rücksprachen mit der Ärztin/dem Arzt? Schreibt die/der Apotheker/-in die Anfrage/Korrektur in ein Textfeld und die Ärztin/der Arzt überprüft und bearbeitet dies?

Im Abgabedatensatz können Sie entsprechende Rezeptänderungen vornehmen. Dort lassen sich die Änderungen wie auch die Rücksprache mit der Ärztin/dem Arzt dokumentieren. Es ist nicht vorgesehen, dass die Ärztin/der Arzt die Änderung überprüft. (Quelle: DAV, Stand: 15.06.21)

Wie notiere ich die notwendigen handschriftlichen Vermerke (wie Boten-PZN, Sonderkennzeichnungen)? Fallen diese beim E-Rezept weg?

Im Abgabedatensatz können Sie entsprechende Zusatzattribute nach Rahmenvertrag, Technische Anlage 1 des Rahmenvertrages nach SGB V §300 angegeben:
www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/leistungserbringer_1/apotheken/technische_anlagen_aktuell/TA1_035_20210531.pdf (Quelle: DAV, Stand: 15.06.21) 

Wie kann ich meine Apotheke oder meine Arztpraxis zur E-Rezept-Testphase anmelden?

Die Anmeldung zur Testphase läuft ausschließlich über die Hersteller der Praxisverwaltungssysteme (PVS) und Apothekenverwaltungssysteme/Warenwirtschaftssysteme (AVS). Sie als Ärztin oder Apotheker können sich an den Hersteller Ihres PVS oder AVS wenden und dort Ihr Interesse bekunden. Damit Patientinnen und Patienten ihre E-Rezepte sicher einlösen können, haben wir den Anmeldeprozess folgendermaßen organisiert: Zuerst melden sich die PVS-Hersteller bei uns an, wählen ihre Pilot-Einrichtungen aus und statten diese E-Rezept-ready aus. Die AVS-Hersteller statten dann um diese Pilot-Einrichtungen herum möglichst viele Apotheken mit dem Update aus. Durch dieses Vorgehen bilden wir regionale Cluster, in denen E-Rezepte sicher eingelöst werden können. Welche Apotheken in der Testphase dabei sind, hängt daher letztlich vor allem von der Lage der Pilot-Arztpraxen ab.