FAQ* – Pflege

Was benötigen ambulante und stationäre Einrichtungen der Langzeitpflege für die Erstinstallation, um sich an die Telematikinfrastruktur (TI) anzubinden?

Zur Erstinstallation wird ein Internetanschluss benötigt. Weiterhin muss ein elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) vorliegen, sowie die Institutionskarte (Security Module Card Typ B, kurz: SMC-B-Karte) freigeschaltet sein (PIN notwendig). Weiter ist mit Hilfe des Konnektors (Router vor Ort, inkl. PIN) oder eines TI Gateways (über externes Rechenzentrum) die Nutzung der TI-Fachanwendungen innerhalb der Telematikinfrastruktur möglich. Wir empfehlen eine Kontaktaufnahme mit dem jeweiligen Softwareanbieter.
Die Verschlüsselung der Daten und die Sicherung des Datenaustauschs erfolgen mittels eines Virtual Private Network-Zugangsdienstes (VPN-Zugangsdienst). Um die TI- Fachanwendungen vollumfänglich nutzen zu können, bedarf es einer TI-fähigen Pflegesoftware.

Wofür benötige ich einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA)?

Der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) wird zur Beantragung der Institutionskarte (Security Module Card Typ B-Karte, kurz: SMC-B-Karte) sowie zur persönlichen Identifikation von Mitarbeitenden einer ambulanten bzw. stationären Langzeitpflegeeinrichtung benötigt. Der eHBA ermöglicht den Zugang zur Telematikinfrastruktur und berechtigt somit zur Nutzung der Fachanwendungen, wie z.B. Kommunikation im Medizinwesen (KIM).

Werden die KIM-Adressen personen- oder einrichtungsbezogen angelegt?

Um die Nachvollziehbarkeit garantieren zu können, werden die KIM-Adressen einrichtungsbezogen angelegt.

Wie erfahre ich, welche Leistungserbringende in meiner Umgebung bereits an die Telematikinfrastruktur angebunden sind?

Damit andere Leistungserbringende Ihre Einrichtung finden können, ist eine Registrierung im Verzeichnisdienst der Telematikinfrastruktur erforderlich. Dazu wird Ihre KIM-Adresse durch den KIM-Anbieter in das zentrale Adressbuch eingetragen. Anschließend sind Sie von anderen Nutzenden auffindbar. Durch eine Suchfunktion können Sie gezielt Arztpraxen, Apotheken oder andere Einrichtungen, die eine KIM-Adresse besitzen, finden.

Welche Art von Dokumenten kann ich über KIM versenden?

KIM (Kommunikation im Medizinwesen) ermöglicht das schnelle und sichere Versenden von Gesundheits- und Behandlungsdaten per E-Mail. Wie bei anderen E-Mail-Programmen, können alle Arten von Dokumenten mit KIM übermittelt werden.

Was ist KIM?

KIM steht für "Kommunikation im Medizinwesen" und ist ein sicherer und datenschutzkonformer Weg, Gesundheits- und Behandlungsdaten per E-Mail weiterzugeben. Nach Vertragsabschluss mit einem KIM-Anbieter können wichtige Dokumente und Nachrichten direkt an alle Leistungserbringer mit einer KIM-Adresse übermittelt werden.

Was ist das elektronische Gesundheitsberuferegister (eGBR)?

Das elektronische Gesundheitsberuferegister (eGBR) hat seinen Sitz bei der Bezirksregierung Münster in Nordrhein-Westfalen und ist für alle Bundesländer zuständig. Beim eGBR können der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) und die Institutionskarte (SMC-B-Karte) beantragt werden.

Wie viele Kartenlesegeräte brauche ich für meine Einrichtung?

Für die Anbindung einer ambulanten bzw. stationären Langzeitpflegeeinrichtung an die Telematikinfrastruktur (TI) muss mindestens ein E-Health-Kartenterminal vorhanden sein.
Die kontinuierliche Weiterentwicklung der Telematikinfrastruktur und ihrer Fachanwendungen kann es perspektivisch erforderlich bzw. empfehlenswert machen, auch weitere E-Health-Kartenterminals anzuschaffen z. B. für einzelne Organisationsbereiche oder mobile Anwendungsszenarien.

Wer kann die Institutionskarte (Security Module Card Typ B, kurz: SMC-B-Karte) beantragen?

Der Antrag für eine SMC-B-Karte kann beim elektronischen Gesundheitsberuferegister (eGBR) von einer im Außenverhältnis vertretungsberechtigten Person, wie z. B. einer Geschäftsführerin oder einem Geschäftsführer für eine Institution beantragt werden.


Darüber hinaus ist es möglich, dass eine Dritte Person wie z. B. eine Pflegedienstleitung durch die vertretungsberechtigte Person schriftlich bevollmächtigt wird einen Antrag für eine Institutionskarte (SMC-B-Karte) beim eGBR zu stellen.


Nähere Informationen zur Beantragung einer SMC-B-Karte finden Sie auch auf der Webseite des elektronischen Gesundheitsberuferegister (eGBR):
www.bezreg-muenster.de/de/gesundheit_und_soziales/egbr/smcb/index.html

Wie kann ich eine Institutionskarte (Security Module Card Typ B, kurz: SMC-B-Karte) beantragen?

Die SMC-B-Karte kann online von antragsberechtigten Personen beim elektronischen Gesundheitsberuferegister (eGBR) beantragt werden. Es fällt eine Verwaltungsgebühr in Höhe von 40 Euro an.
Üblicherweise läuft der Antragsprozess wie folgt ab:

  1. Authentifizierung im Antragsportal via Online-Ausweisfunktion, ELSTER-Unternehmenskonto oder BundID
  2. Ausfüllen des Onlineantrags und Angabe der Person in Ihrer Einrichtung mit gültigem eHBA
  3. Auswahl des Vertrauensdiensteanbieter (VDA=Kartenproduzent)
  4. Upload Nachweis der Vertretungsberechtigung
  5. Zahlung der Verwaltungsgebühr via ePayment
  6. Bei erfolgreicher Prüfung durch das eGBR erhalten Sie eine E-Mail mit den Ergebnissen und einer Vorgangsnummer
  7. Mit der Vorgangsnummer wird das Antragsverfahren beim Vertrauensdiensteanbieter (VDA=Kartenproduzent) fortgesetzt und dort kostenpflichtig bestellt
  8. Persönliche Authentifizierung z. B. via POSTIDENT oder ggf. weiteren Verfahren wie der Online-Ausweisfunktion und Abschluss des Antragsverfahrens
  9. Persönliche Zustellung der Institutionskarte (SMC-B-Karte) an die Institutionsadresse bzw. Meldeadresse der vertretungsberechtigten Person
  10. Aktivierung und Freischaltung

Nähere Informationen zur Beantragung einer Institutionskarte (SMC-B-Karte) finden Sie auch auf der Webseite des eGBR:
www.bezreg-muenster.de/de/gesundheit_und_soziales/egbr/smcb/index.html

Was kostet eine Institutionskarte (Security Module Card Typ B, kurz: SMC-B-Karte)?

Das elektronische Gesundheitsberuferegister (eGBR) erhebt für die Bearbeitung des Antrages auf Herausgabe einer SMC-B-Karte eine Verwaltungsgebühr in Höhe von 40 Euro. Die Karte selbst wird von einem Vertrauensdiensteanbieter (VDA) erstellt. Die Kosten für die Produktion der SMC-B-Karte erfragen Sie bitte beim Vertrauensdiensteanbieter (VDA) Ihrer Wahl. Die SMC-B-Karte ist maximal 5 Jahre gültig.

Was ist eine Security Module Card Typ B (SMC-B-Karte)?

Mit der SMC-B-Karte können sich ambulante sowie stationäre Langzeitpflegeeinrichtungen an einem entsprechenden Kartenlesegerät ausweisen. Eine gültige SMC-B-Karte ist Voraussetzung für den Zugang zur Telematikinfrastruktur. Diese Karte verbleibt dauerhaft in dem Kartenlesegerät. Ohne die SMC-B-Karte baut der Konnektor keine Verbindung zur Telematikinfrastruktur auf.

Wie lange ist meine Institutionskarte (Security Module Card Typ B, kurz: SMC-B-Karte) gültig?

Die Institutionskarte (SMC-B-Karte) ist maximal fünf Jahre gültig. Anschließend ist ein Austausch der Institutionskarte notwendig. Das Ablaufdatum ist auf der Institutionskarte aufgedruckt.

Was passiert, wenn eine Person mit elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) die Pflegeeinrichtung verlässt?

Der elektronische Heilberufsausweis ist personalisiert. Es muss umgehend ein neuer Ausweis beantragt werden, sofern der Einrichtung ansonsten noch keine weitere Person mit eHBA zugeordnet werden kann.

Wie viele elektronische Heilberufsausweise (eHBA) benötigt eine Pflegeeinrichtung?

Für die Beantragung einer Institutionskarte (SMC-B-Karte) und die damit verbundene Authentifizierung ist es erforderlich, dass mindestens eine Person in Ihrer Einrichtung einen eHBA besitzt. Die kontinuierliche Weiterentwicklung der Telematikinfrastruktur (TI) und ihrer Fachanwendungen kann es perspektivisch erforderlich bzw. empfehlenswert machen, auch weitere Personen in den Einrichtungen mit einem eHBA auszustatten.

Was kostet ein elektronischer Heilberufsausweis (eHBA)?

Das elektronische Gesundheitsberuferegister (eGBR) erhebt für die Bearbeitung Ihres Antrages auf Herausgabe eines elektronischen Heilberufsausweises (eHBA) eine Verwaltungsgebühr in Höhe von 40 Euro. Der Ausweis selbst wird von einem Vertrauensdiensteanbieter (VDA) erstellt. Die Kosten für die Produktion des eHBA erfragen Sie bitte bei dem VDA Ihrer Wahl.

Wie wird der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) beantragt?

Der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) kann von Angehörigen bestimmter Heilberufe, wie z. B. Pflegefachkräften beim elektronischen Gesundheitsberuferegister (eGBR) online beantragt werden. Dies gilt auch für das Bundesland Bayern. Es fällt eine Verwaltungsgebühr in Höhe von 40 Euro an.
Üblicherweise läuft der Antragsprozess wie folgt ab:

  1. Authentifizierung im Antragsportal via NRW-Servicekonto (entfällt zukünftig), Online-Ausweisfunktion oder BundID
  2. Ausfüllen des Onlineantrags
  3. Auswahl des Vertrauensdiensteanbieter (VDA = Kartenproduzent)
  4. Upload der Berufsurkunde
  5. Zahlung der Verwaltungsgebühr via ePayment oder Überweisung
  6. Bei erfolgreicher Prüfung der Berufsberechtigung durch das eGBR erhalten Sie eine E-Mail mit den Ergebnissen und einer Vorgangsnummer
  7. Mit der Vorgangsnummer wird das Antragsverfahren beim Vertrauensdiensteanbieter (VDA=Kartenproduzent) fortgesetzt und dort kostenpflichtig bestellt
  8. Persönliche Authentifizierung z. B. via POSTIDENT oder ggf. weiteren Verfahren wie der Online-Ausweisfunktion und Abschluss des Antragsverfahrens
  9. Persönliche Zustellung des eHBA an Ihre Meldeadresse
  10. Aktivierung und Freischaltung

Nähere Informationen zur Beantragung eines eHBA finden Sie auch auf der Webseite des elektronischen Gesundheitsberuferegsiters (eGBR):
www.bezreg-muenster.de/de/gesundheit_und_soziales/egbr/ehba/index.html


Auch die Vertrauensdienstanbieter (VDA) stellen zum Teil bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitungen für den Antragsprozess zur Verfügung.

Warum benötige ich zwei verschiedene Karten, den elektronischen Heilberufsausweis und die Institutionskarte (Security Module Card Typ B, kurz: SMC-B-Karte)?

Die Telematikinfrastruktur ist ein gesichertes Netzwerk, dieses bedarf besonderer Authentifizierungsmaßnahmen und unterscheidet bei sämtlichen Aktivitäten verschiedene Rollen. Die Institutionskarte (SMC-B-Karte) berechtigt eine Pflegeeinrichtung zum Zugriff auf die TI und ist immer gesteckt. Der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) dient der persönlichen Identifikation von Mitarbeitenden. Der eHBA ist ein personengebundener Ausweis und wird somit beim Wechsel des Arbeitsgebers mitgenommen. Es muss mindestens ein eHBA pro Einrichtung vorhanden sein, um eine entsprechende Institutionskarte (SMC-B-Karte) zu beantragen.

Wie lange ist mein elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) gültig?

Der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) hat in der Regel eine Gültigkeit von 5 Jahren, weil dessen elektronischen Zertifikate, die der Sicherheit dienen, nur 5 Jahre gültig sind. Die Vertragslaufzeit kann je nach Vertrauensdienstanbieter variieren. Nach Ablauf muss ein neuer Ausweis beantragt werden.

Wer kann einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) beantragen?

Alle Angehörigen eines Heilberufes (Pflegefachfrau/-mann, Altenpflegefachkraft, …) sind berechtigt, einen eHBA zu beantragen. Für die Beantragung ist die Berufsurkunde notwendig und wird im Prozess geprüft.

Wofür benötige ich einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA)?

Der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) wird zur Beantragung der Institutionskarte (Security Module Card Typ B-Karte, kurz: SMC-B-Karte) sowie zur persönlichen Identifikation von Mitarbeitenden einer ambulanten bzw. stationären Langzeitpflegeeinrichtung benötigt. Der eHBA ermöglicht den Zugang zur Telematikinfrastruktur und berechtigt somit zur Nutzung der Fachanwendungen, wie z.B. Kommunikation im Medizinwesen (KIM).

Was passiert mit Einrichtungen, die die Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI) bis zum 1. Juli 2025 nicht schaffen bzw. nicht durchführen?

Über Sanktionen entscheidet das Bundesministerium für Gesundheit (BMG). Bisher sind sie nicht geplant. Konsequenzen tragen Einrichtungen, die nicht angebunden sind, dennoch: Sie können weder die Vorteile der TI nutzen noch die TI-Pauschale abrufen. Zukünftig wird es außerdem Pflichtanwendungen geben wie zum Beispiel die elektronische Abrechnung oder der Heil- und Kostenplan.

Besteht die Pflicht zur Anbindung an die TI auch für Leistungserbringer von Pflegehilfsmitteln?

Ja. Einrichtungen der Hilfsmittelerbringer müssen sich bis zum 1. Januar 2026 an die TI anschließen.

Brauche ich als Träger mehrerer Einrichtungen einen Konnektor für alle Einrichtungen oder einen pro Einrichtung/Institution?

Der Einbox-Konnektor kann grundsätzlich von mehreren Nutzern gleichzeitig verwendet werden. Es ist empfehlenswert, die konkrete Situation vor Ort mit dem Anbieter zu prüfen. Das gilt auch für das TI-Gateway.

Wir stehen nach langem Warten vor der Auslieferung eines RZ-Konnektors. Wie wird sich dann ein möglicher Übergang in die TI 2.0 mit der (dann) veralteten Technik gestalten?

Falls es sich hier um einen TI-as-a-Service-Vertrag handelt, ist es empfehlenswert, den Übergang zum TI-Gateway bzw. dann später in die TI 2.0 vertraglich mit abzudecken. Auf jeden Fall sollte der TI-as-a-Service-Anbieter einen Weg anbieten.

Sind die Kosten für das TI-Gateway vergleichbar mit den Kosten für aktuelle TI-as-a-Service-Pakete oder für Einbox-Konnektoren?

Die Preisgestaltung liegt bei den Anbietern. Die gematik kann und darf hier keine Vorgaben machen oder Richtlinien erstellen.

Ist es möglich, einen Highspeed-Konnektor einrichtungsübergreifend einzusetzen, zum Beispiel für Krankenhaus, Medizinisches Versorgungszentrum, Altenhilfe …?

Es ist empfehlenswert genau zu prüfen, ob der Träger der Einrichtungen wirklich einen eigenen Highspeed-Konnektor benötigt. Ein Highspeed-Konnektor, der in der TI eingesetzt werden kann, ist kostenintensiv und muss von der gematik zugelassen sein. Möglicherweise wäre das TI-Gateway der bessere Ansatz: Je nach Konstellation vor Ort kann es unter einem TI-Gateway-Anschluss mehrere separate TI-Gateway-Zugänge geben (also zum Beispiel einen für das Krankenhaus, einen für das Medizinische Versorgungszentrum etc.).

Ist geplant, die SMC-B für Pflegeeinrichtungen durch die virtuelle SMC-B zu ersetzen? Insbesondere für den Highspeed-Konnektor wäre das sinnvoll.

Vorerst ist dies nicht geplant, die Pflegeeinrichtungen arbeiten mit der SMC-B, die fünf Jahre gültig ist. Nach Ablauf der Gültigkeit ist eventuell keine Neubeantragung mehr notwendig, sondern sie kann durch die digitale Identität ersetzt werden.

Wie wird der eHBA für ambulante Pflegedienste beantragt? Genügt ein eHBA für die Pflegedienstleitung oder brauchen alle Pflegefachkräfte einen eigenen eHBA?

Einen eHBA benötigt nur eine Person pro Einrichtung. Beantragt wird dieser über das elektronische Gesundheitsberuferegister (eGBR).

Der eHBA ist personenbezogen. Was passiert, wenn die Inhaberin oder der Inhaber des eHBA ihren Arbeitgeber wechselt, in Rente geht oder verstirbt?

In jeder Einrichtung muss immer eine Person einen eHBA besitzen. Wenn die entsprechende Person, die bisher den eHBA besaß, die Einrichtung verlässt – egal aus welchem Grund –, so muss eine andere Person einen eHBA beim elektronischen Gesundheitsberuferegister (eGBR) beantragen.

Wie viele SMC-B-Karten benötigt ein Träger mit mehreren Einrichtungen? Eine Karte pro Institutionskennzeichen?

Die Anzahl der benötigten SMC-B richtet sich nach den organisatorischen und technischen Gegebenheiten vor Ort. Sie richtet sich nicht pauschal nach der Anzahl der Institutionskennzeichen, der Versorgungsverträge oder der Trägerstruktur. Es ist empfehlenswert, sich hierzu mit den beteiligten IT-Dienstleistern und Softwareherstellern abzustimmen.

Muss bei Nutzung der KIM-Fachanwendung der eHBA immer gesteckt sein, auch wenn keine personenbezogene KIM-Adresse hinterlegt ist?

Der eHBA muss in Pflegeeinrichtungen bei der KIM-Anwendung nicht gesteckt werden, da es in der Pflege bisher keine Dokumente gibt, die personenbezogen qualifiziert signiert werden müssen. Eine qualifizierte Signatur wäre nur mit gestecktem eHBA möglich.

Sind auch für Einrichtungen der Inklusion und Teilhabe Finanzierungne für die TI-Anbindung vorgesehen?

Für Einrichtungen der Inklusion und Teilhabe gibt es bisher weder eine gesetzliche Anbindungsfrist noch eine Möglichkeit zur Anbindung.

Ab wann ist vorgesehen, die Heilmittelverordnung (Muster 13) zur elektronischen Verordnung (eVO) zu machen?

Ab Juli 2026 soll die elektronische Heilmittelverordnung für Heilmittelerbringerinnen und -erbringer Pflicht sein.

Wie viele eHBA benötigt ein Träger mit mehreren Einrichtungen?

Der Träger benötigt nur einen eHBA. Damit können mehrere SMC-B beantragt werden.

Wer beantragt die SMC-B? Diejenige Person, die auch den eHBA hat oder die Institution?

Der gültige eHBA einer in der Pflegeeinrichtung tätigen Person ist Voraussetzung für die Beantragung der SMC-B. Diese Person muss die SMC-B aber nicht selbst beantragen. Den SMC-B-Antrag sollte eine vertretungsberechtigte Person der Einrichtung stellen, zum Beispiel die IT-Leitung oder die kaufmännische Leitung.

Wann muss sich die Tagespflege verpflichtend an die TI anschließen?

Für Tagespflegen gilt ebenfalls die gesetzliche Anbindungsfrist zum 1. Juli 2025.

Für die Anbindung meiner Einrichtung an die TI wurde mir TI-as-a-Service angeboten. Wird das dann automatisch durch meinen Anbieter in ein TI-Gateway umgewandelt im dritten Quartal 2024 oder soll ich lieber noch bis zum dritten Quartal 2024 warten?

Es ist unbedingt empfehlenswert, die Situation zeitnah mit dem Anbieter zu besprechen. Wird kein Umstiegsangebot gemacht, sollte die Art der TI-Anbindung vor diesem Hintergrund noch einmal überdacht werden.

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*Die Fragen und Antworten wurden in Zusammenarbeit mit den Landeskompetenzzentren Berlin 4.0, Pflege & Digitalisierung Baden-Württemberg und PFLEGE-DIGITAL Bayern erstellt.