FAQ - Psychotherapeuten

Ist die ePA für mich relevant, auch wenn ich nur Privatversicherte behandle?

Ab 2022 haben auch Privatversicherte die Möglichkeit, eine ePA zu nutzen. Dafür benötigen Sie einen Anschluss an die Telematikinfrastruktur. Wenn Sie über keine Kassenzulassung verfügen, kann Ihre Praxis nicht an die Telematikinfrastruktur angeschlossen werden.

Können die Versicherten in ihrer ePA sehen, was ich wann abgerechnet habe?

Ab dem Jahr 2022 können die Versicherten ihre Krankenkasse dazu berechtigen, Abrechnungsdaten in die ePA einzustellen. Dann wird für sie nachvollziehbar, welche Beträge für eine Behandlung abgerechnet wurden.

Wie können Versicherte verhindern, dass der Orthopäde zum Beispiel ihre psychischen Diagnosen einsieht?

Ab der zweiten Ausbaustufe der ePA, also ab Januar 2022, können die Versicherten über Kategorien festlegen, wer etwas in ihrer ePA sehen und bearbeiten darf. Somit können die Versicherten bei der Zugriffsberechtigung ihres Orthopäden etwa die Kategorie für psychotherapeutische Dokumente ausschließen.

Welche Art von Dokumenten sollten wir als Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten in die ePA einstellen?

Alle Dokumente, die für die Weiterbehandlung relevant sind. Beispielsweise die Diagnose einer Angststörung, wenn eine Operation bevorsteht.

Bekommt jede Klinik in Zukunft einen einzigen Ausweis? Sodass Zugriffsberechtigungen der Versicherten automatisch für die gesamte Klinik gelten?

Die Heilberufsausweise sind personenbezogen. Die Versicherten erteilen die Zugriffsberechtigung aber der gesamten Institution (Praxis, Krankenhaus etc.). Dies ist sinnvoll, weil Heilberufler auch Institutionen wechseln oder in mehreren beschäftigt sein können.

Weshalb können die Versicherten nicht über ihren Computer Daten aus ihrer ePA abrufen, sondern nur über ein Tablet oder Smartphone?

Bis zum 1. Januar 2022 ist dies nur über ein Smartphone oder Tablet möglich. Danach können die Versicherten dann auch einen PC/Laptop nutzen. Dazu sind die Krankenkassen gesetzlich verpflichtet.

Wie wird sichergestellt, dass Berufsunfähigkeitsversicherungen die Diagnosen in der ePA nicht einsehen können? Es kommt vor, dass Versicherte ihre Diagnosen offenlegen müssen.

Der gesetzliche Rahmen sieht für Berufsunfähigkeitsversicherungen keine Lese- und Schreibrechte vor, sodass diese keinen Zugriff auf die ePA erhalten können. Nicht einmal wenn der Versicherte dies möchte.

Wofür brauche ich einen elektronischen Heilberufsausweis, wenn ich die ePA nutze?

In der zweiten Ausbaustufe der ePA ab 1. Januar 2022 benötigen Sie zur Aktualisierung von Passdokumenten einen Heilberufsausweis. Das ist technisch notwendig, um etwa nach einer Impfung den Impfpass zu aktualisieren.

Kann ich dazu verpflichtet werden, die ePA zu nutzen oder kann ich auf die „Primärdokumentation“ verweisen?

Die Versicherten haben ein Recht auf ihre Daten. Die Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten sind gesetzlich dazu verpflichtet, diese in die ePA einzustellen, wenn die Versicherten dies wünschen.

Wer trägt die Verantwortung für die auf der ePA gespeicherten Dokumente und den Zugriff durch weitere Personen?

Die Versicherten selbst. Sie sind die Inhaber der ePA und bestimmen, wer Zugriff hat/bekommt und welche Dokumente darin enthalten sind.

Ich habe einen eigenen Rechner für die Telematikinfrastruktur. Darauf möchte ich keine ganzen Patientenakten speichern. Wie kann ich dieses Problem lösen?

Die ePA der Versicherten wird nicht lokal auf dem Praxiscomputer gespeichert. Sie ist im Aktensystem der ePA in der Telematikinfrastruktur abgelegt.

Für welche Betriebssysteme wird die ePA angeboten? Was ist, wenn Versicherte die ePA nutzen möchten, aber kein Endgerät besitzen oder dessen Betriebssystem nicht zur Anwendung passt (wie heute schon bei alten Smartphones und neuen Apps)?

Die ePA-Apps der Kassen funktionieren sowohl auf iOS als auch auf Android. Um eine ePA zu beantragen und zu nutzen, wird nicht unbedingt ein Smartphone benötigt. Die Versicherten können die Zugriffsberechtigung auch direkt in der Praxis erteilen. Dafür brauchen sie eine NFC-fähige Gesundheitskarte und die zugehörige PIN. Ohne Endgerät können die Versicherten die Daten in ihrer ePA allerdings nicht einsehen. Ab dem 1. Januar 2022 wird ein Zugriff dann aber auch über einen PC oder Laptop möglich sein.

Wer trägt die Kosten des elektronischen Heilberufsausweises?

Die Kosten für den Heilberufsausweis trägt der Antragsteller. Die Hälfte der Kosten wird aber durch die Krankenkassen erstattet. Genauere Informationen finden sich auf der Website der Kassenärztlichen Bundesvereinigung.

In welchem Land stehen die Server?

Die Server stehen ausschließlich in Deutschland.

Ab wann ist es geplant, dass die Versicherten entscheiden können, welche Dokumente ich einsehen darf? Momentan können die Versicherten nur eine generelle Zugriffserlaubnis geben, oder?

Ja. Aber ab Januar 2022 mit der zweiten Ausbaustufe der ePA können die Versicherten eine granulare Berechtigung vergeben. Dann lässt sich der Zugriff auf einzelne Dokumentenkategorien und sogar auf einzelne Dokumente begrenzen.

Ab wann werden die Versicherten von ihrer Krankenkasse über die ePA informiert?

Ein Großteil der gesetzlichen Krankenkassen bietet schon heute umfassende Informationen zur ePA auf ihren Websites. Die Versicherten werden jedoch noch nicht explizit darauf hingewiesen, da die Kassen den flächendeckenden Anschluss der Praxen an die Telematikinfrastruktur abwarten möchten.

In welchen Fällen würden Behandelnde denn ein Dokument löschen (können)? Bei einer Korrektur bliebe das alte Dokument doch als Nachweis in der Dokumentation erhalten, oder?

Sie können Dokumente aus der ePA löschen. Etwa wenn ein Versicherter, der die ePA-App nicht nutzt, dies wünscht oder wenn Dokumente doppelt vorhanden oder fehlerhaft sind.

Was ist, wenn die Versicherten die ePA nicht nutzen wollen? Wird die Nutzung dann verpflichtend werden?

Der Einsatz der ePA ist für die Versicherten freiwillig. Das ist gesetzlich festgelegt. Eine aktuelle Umfrage des Bitkom zeigt, dass generell ein großes Interesse an der ePA besteht. Rund zwei Drittel der Deutschen wollen die ePA nutzen.

Heißt gelöscht, dass die Dokumente auch von den Servern der Telematikinfrastruktur gelöscht sind?

Ja. Wenn ein Dokument aus der ePA gelöscht wurde, ist diese Kopie endgültig gelöscht.

Müssen die Versicherten für die Nutzung der ePA selbst etwas am Kartenlesegerät einstellen?

Nein. Aber die Versicherten können am Kartenlesegerät ihre Zugriffsberechtigung für die ePA erteilen, indem sie die PIN ihrer Gesundheitskarte eingeben.

Wie können die Versicherten verhindern, dass jemand etwas in ihre ePA schreibt? Oder Daten freigibt? Müssen sie dafür selbst aktiv werden?

Zugriff auf die ePA von Versicherten erhält nur jemand, der von den Versicherten aktiv dazu berechtigt wurde. Somit ist der Zugriff eines Dritten ohne Kenntnis des Versicherten ausgeschlossen.

Welche Daten kann ich in der ePA der Versicherten einsehen?

Es können alle Daten eingesehen werden, die die Versicherten im Rahmen der Berechtigung freigeben. Aktuell wird zwischen Dokumenten, die die Versicherten selbst in die ePA eingestellt haben, und Dokumenten, die durch Behandelnde dort gespeichert wurden, unterschieden. Ab Januar 2022 ist eine feingranulare Berechtigungsfreigabe auf Basis spezifischer Dokumentenkategorien möglich.

Wird im Hintergrund eine Logdatei geführt, die zeigt, wer wann auf welches Dokument zugegriffen hat?

Ja. Die Versicherten können ein Aktivitätsprotokoll einsehen, in dem jede Aktivität und Transaktion dokumentiert wird.

In die ePA können auch die Notfalldaten der Versicherten integriert werden. Wenn ich die Notfalldaten erweitere, heißt das, dass ich auch falsche Informationen löschen sollte?

Die Notfalldaten können gelöscht oder aktualisiert werden, wenn beispielsweise eine neue Allergie diagnostiziert wurde. Das sollten Sie vorher mit dem Versicherten besprechen. Die Änderung der Notfalldaten müssen Sie dann durch eine qualifizierte elektronische Signatur bestätigen. Sie ist damit mit Ihrem Namen verknüpft. Im Aktivitätsprotokoll der ePA wird zudem jede Änderung erfasst und ist für die Versicherten jederzeit nachvollziehbar.

Gibt es eine Broschüre oder Ähnliches, die ich den Versicherten aushändigen kann? Wer informiert die Versicherten über die ePA?

Die Krankenkassen sind als Anbieter der ePA dafür verantwortlich, die Versicherten zu informieren.

Braucht meine Sicherstellungsassistentin/mein Sicherstellungsassistent einen eigenen elektronischen Heilberufsausweis, auch wenn über meine Betriebsstättennummer und meine lebenslange Arztnummer abgerechnet wird? Wenn ja, wer bezah

Heilberufsausweise werden nur für approbierte Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten ausgestellt. Aufgaben, für die ein Heilberufsausweis benötigt wird, können aber auch an das Praxispersonal delegiert werden.

Die Dokumentation in der ePA scheint recht aufwendig zu sein. Wie wird dieser Mehraufwand vergütet?

In der Regel sollte durch die ePA kein zusätzlicher Aufwand entstehen. Die Behandlungsergebnisse halten Sie heute ohnehin schon im Rahmen der Primärdokumentation fest. Die Kassenärztliche Bundesvereinigung hat bereits einheitliche Bewertungsmaßstäbe für das Lesen und Befüllen der ePA definiert. Darüber wird der Mehraufwand gesondert vergütet.

Welche Form von Mehrarbeit entsteht durch das Nachlesen und Dokumentieren in der ePA?

Mehrarbeit entsteht lediglich dadurch, dass Sie die bereits in der ePA des Versicherten enthaltenen Dokumenten lesen. In der ePA gibt es aber entsprechende Filter- und Suchfunktionen, sodass Sie die relevanten Dokumente schnell finden können. Die Dokumentation erstellen ohnehin Sie selbst, sodass kein doppelter Aufwand entsteht. Die Vermeidung von Doppeluntersuchungen spart am Ende höchstwahrscheinlich sogar Zeit.

Welchen Vorteil habe ich davon, wenn ich Daten in die ePA der Versicherten einstelle bzw. dort bereits vorhandene Dokumente lese?

Andere Heilberufler profitieren davon, da sie auf Basis dieser Informationen die Behandlung der Versicherten entsprechend anpassen können. Aber in erster Linie nutzt die ePA den Patientinnen und Patienten selbst. Sie erhalten eine bessere Behandlung und sie verfügen über die notwendigen Informationen, um im Gespräch mit den Heilberuflern die richtigen Fragen zu stellen.

Geben die Versicherten selbst die PIN ein, um mir den Zugriff auf ihre ePA zu erlauben (also auf meinem PC)?

Ja, die Versicherten geben die PIN ihrer Gesundheitskarte selbst ein. Allerdings nicht an Ihrem PC/Laptop, sondern am Kartenlesegerät. Damit bestätigen die Versicherten die zuvor ausgewählten Rahmenbedingungen ihrer Zugriffsberechtigung (wie Kategorien, Praxis, Dauer der Berechtigung).

Können Versicherte nachvollziehen, welche Behandelnden auf welche Daten zugegriffen haben?

Ja. Die ePA verfügt über ein Aktivitätsprotokoll, aus dem alle Transaktionen hervorgehen. So können die Versicherten sehen, wer etwas hoch- oder heruntergeladen bzw. gelöscht hat.

Kann festgelegt werden, welche Behandelnden mitlesen dürfen und welche nicht?

Ja. Das legen die Versicherten fest, indem sie Berechtigungen vergeben. Praxen, die eine Zugriffsberechtigung haben, können auch die Daten in der ePA einsehen.

Muss das PTV-11-Formular in die ePA hochgeladen werden?

Ja, wenn die Versicherten dies wünschen. Es sollten darauf ja keine Informationen zu finden sein, die mit den Versicherten nicht im Rahmen der Behandlung besprochen wurden.

Muss ich meine Dokumentation zu jeder Sitzung auch in die ePA einstellen und anderen Behandelnden freigeben, wenn die Versicherten dies möchten?

Ja, wenn die Versicherten diese Informationen einsehen möchten und wenn diese einen Mehrwert für die Weiterbehandlung bei anderen Leistungserbringern haben. Doppelt muss hierbei nichts dokumentiert werden, da Sie dies alles bereits im Rahmen der Primärdokumentation erfassen.

Dürfen die Versicherten die ePA verweigern, ohne befürchten zu müssen, aus der Krankenkasse geworfen oder anderweitig unter Druck gesetzt zu werden?

Ja. Bei der ePA handelt es sich um eine freiwillige Anwendung. Die Versicherten entscheiden selbst, ob sie eine ePA haben möchten oder nicht.

Können die Versicherten ihre Dokumente und somit auch meinen Arztbrief eigenständig aus der ePA löschen?

Ja. Da es sich um die Akte der Versicherten handelt, können diese entscheiden, was sich darin befindet. In der ePA wird lediglich eine Kopie abgelegt und nur die kann gelöscht werden. Das Original des Dokuments befindet sich weiterhin in Ihrer Primärdokumentation.

Gibt es eine Anleitung für die ePA, damit ich in der Praxis richtig vorgehe?

Der Anbieter Ihres Praxisinformationssystems sollte entsprechende Schulungen anbieten bzw. eine Anleitung bereitstellen.

Welche Konsequenzen hat es für die Versicherten, wenn sie die ePA nicht nutzen möchten?

Keine, da die Nutzung der ePA für die Versicherten freiwillig ist.

Wenn KIM den Austausch von Daten zwischen den Behandelnden ermöglicht. Worin liegt dann der Vorteil der ePA für die Behandelnden?

KIM (Kommunikation im Medizinwesen) ermöglicht eine direkte E-Mail-Kommunikation zwischen den Leistungserbringern. Bei der ePA werden die Versicherten in die Kommunikation einbezogen. Die Behandelnden finden in der ePA idealerweise alle relevanten medizinischen Dokumente der Versicherten und können sich so schneller einen Überblick verschaffen. In den weiteren Ausbaustufen erhalten noch weitere Akteure Zugang zur ePA, wie die Krankenkassen, die Pflege oder die Physiotherapiepraxen. Auch sie können dann Dokumente für den Versicherten in die ePA einstellen. Außerdem lassen sich ab 2023 auch Daten aus digitalen Gesundheitsanwendungen (Apps auf Rezept) in die ePA übernehmen.

Zum Funktionsumfang ab 1. Januar 2022: Welche Daten werden an die Krankenkassen gegeben bzw. welche Daten können die Krankenkassen einsehen?

Krankenkassen können weder Daten in der ePA lesen, noch können die Versicherten Daten an die Krankenkassen senden. Die Kassen sind per Gesetz nur mit Schreibrechten ausgestattet worden. Sie können somit ausschließlich Daten (Abrechnungsdaten) in die ePA der Versicherten einstellen. Aber auch nur, wenn sie zuvor von den Versicherten dazu berechtigt wurden.

Können sich mit zunehmender Digitalisierung Nachteile für die gesundheitliche Versorgung von Versicherten ergeben, die über keine oder sehr wenig digitale Kompetenz verfügen?

Nein. Die ePA bietet nur zusätzliche Vorteile. Die Qualität der Behandlung bleibt davon unberührt. Darüber hinaus sind die Anbieter der Akten angehalten, die Lösungen für Laien verständlich und barrierefrei anzubieten.

Wenn ich lokale Kopien von Dokumenten in der ePA herunterladen kann, dann kann ich sie auch noch lesen, wenn die Zugriffsberechtigung der Versicherten bereits abgelaufen ist?

Nein. Der Zugriff wurde Ihnen ja im Rahmen einer aktiven Berechtigung gewährt, sodass für Sie die Möglichkeit bestand, die entsprechenden Dokumente herunterzuladen.

Wenn mir die Versicherten die Zugriffsberechtigung entziehen, muss ich dann die lokal gespeicherten Befunde löschen?

Nein. Die Befunde, die lokal gespeichert wurden, verbleiben in Ihrem Primärsystem.

Hat die gematik Zugriff auf die Daten, die in der Telematikinfrastruktur gespeichert sind?

Nein. Die Daten liegen dort verschlüsselt vor und können nur im Rahmen einer Berechtigung eingesehen werden.

Wäre es möglich, die Daten der ePA auch dezentral und verschlüsselt auf der elektronischen Gesundheitskarte zu speichern, im Sinne des Datenschutzes?

Nein. Die Gesundheitskarte soll zukünftig nicht mehr als Datenspeicher dienen. Stattdessen werden digitale Identitäten angestrebt und die Gesundheitskarte als physischer Datenträger wird verschwinden. Darüber hinaus wäre es nicht praktikabel, da die Versicherten bei einem Verlust oder wenn sie die Karte vergessen haben, keinen Zugriff auf die Daten in der ePA hätten.

Wenn der Zugriff auf die ePA per Biometrie (Fingerprint) eingerichtet wurde, ist dann die Gesundheitskarte nicht mehr notwendig, um auf die ePA zuzugreifen?

Nein. Die Gesundheitskarte wird lediglich dazu benötigt, um Ihrer Praxis eine Zugriffsberechtigung zu erteilen. Und auch nur dann, wenn ein Versicherter die Berechtigung direkt in Ihrer Praxis über das Kartenlesegerät vergeben möchte. Er kann die Berechtigung aber auch direkt über seine ePA-App erteilen.

Haben die Krankenkassen uneingeschränkten Zugriff auf die ePA?

Nein. Es ist gesetzlich geregelt, dass die Kassen bei der ePA nur Schreibrechte haben, sofern die Versicherten sie dazu berechtigen.

Kann ich mich weigern, die ePA zu nutzen?

Nein. Für Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten besteht eine gesetzliche Verpflichtung nach § 346 (3) und § 347 SGB V.

Findet das Einstellen von Dokumenten in die ePA oder das Lesen dieser Daten während der Therapiesitzung statt?

Nein. Die Dokumente können Sie auch nach der Behandlung einstellen. Oftmals werden Sie ja auch nach der Behandlung weiter dokumentieren.

Ein zeitlich begrenzter Zugriff auf die ePA und eine lokale Kopie auf dem Rechner des Behandelnden sind ein Widerspruch. Wer klärt die Versicherten darüber auf?

Nein, hier besteht kein Widerspruch. Da es sich bei den lokalen Kopien um Dokumente handelt, die die Therapeutinnen und Therapeuten sich im zeitlichen Rahmen einer aktiven Berechtigung angeeignet haben, gab es dazu eine Erlaubnis der Versicherten. Mit dem Entzug der Berechtigung soll verhindert werden, dass Dokumente eingesehen und gespeichert werden, die nach dem Ende der Berechtigung in die ePA eingestellt wurden.

Gibt es eine Test-Gesundheitskarte, mit der ich mit dem Praxispersonal die neuen Prozesse üben kann?

Nein, solche Karten gibt es nicht. Eventuell können Sie die Bedienung mit Ihrer eigenen Gesundheitskarte und der zugehörigen PIN schon einmal durchspielen.

Welche Infrastruktur brauche ich ab 2022 in einer Privatpraxis, wenn Privatversicherte ebenfalls an der ePA teilnehmen?

Niedergelassene Praxen benötigen für Privatversicherte dieselbe Infrastruktur wie für Kassenpatienten. Die Komponenten und Software sind identisch.

Die Möglichkeit, Daten lokal herunterzuladen, bedeutet, dass die Versicherten ihre Daten dann nicht mehr löschen können?

Richtig. Daten, die Sie im Rahmen Ihrer Zugriffsberechtigung Ihrer Primärdokumentation lokal hinzugefügt haben, bleiben auch nach dem Ablauf oder Entzug der Berechtigung des Versicherten bestehen.

Kann ich die Daten der Versicherten sofort aus der ePA auslesen, auch wenn die Gesundheitskarte nicht mehr im Kartenlesegerät ist?

Ja. Sobald eine aktive Berechtigung durch den Versicherten vorliegt, können Sie auf die in der ePA befindlichen Daten zugreifen. Das Stecken der Gesundheitskarte ist dann nicht notwendig.

Bisher haben die Versicherten keinen direkten Zugriff auf das Kartenlesegerät. Wie sollte dies geregelt werden?

Wie auch im Rahmen der Abrechnung muss bei der Vergabe der Zugriffsberechtigung von Versicherten in der Praxis die Gesundheitskarte eingesteckt werden. Um die Berechtigung zu bestätigen, müssen die Versicherten die nur ihnen bekannte PIN ihrer Gesundheitskarte eingeben. Daher brauchen sie Zugang zum Bedienfeld des Kartenlesegeräts. Daher sollten Sie die Prozesse entsprechend anpassen oder eventuell ein weiteres Kartenlesegerät in die Infrastruktur integrieren.